严格规范是企业发展的生命线。采购管理是规范管理的一项重点难点工作，受到来自各方的关注。面对新形势新任务，江苏中烟工业有限责任公司南京卷烟厂以标准化、流程化、数字化为手段，进一步完善规范采购制度体系，推动模板化运用，积极推进采购管理数字化转型，探索解决影响工作质效的方法，疏通难点堵点，推动采购工作规范与效率双提升。
标准化制度模板为采购工作提供依据
完善的制度体系是保证采购工作规范运行的“基石”。国家层面、行业层面、企业层面都会针对采购管理工作出台相关制度规定，且针对供应商管理、异议投诉等专门制定详细规定。在采购制度层级多的情形下，建立起层级分明的制度体系显得尤为重要。南京卷烟厂进一步优化完善相关制度，形成统一的补充管理办法，确保在执行制度规定时能够“一贯到底”，并结合实际完善补充部分内容，建立起以“行业制度为纲领、公司制度为标准、厂级制度为补充、部门制度为支撑”的分层分级制度管理体系，为业务人员提供“一站式”制度指引，以清晰明确、全面系统的制度体系实现采购工作的规范有序。
构建覆盖全面的模板体系为提升采购质效“加速”。目前，行业各级使用的招标文件和合同模板大多为通用型模板。以通用模板为母版，南京卷烟厂进一步细化、优化、规范化招标文件和合同模板，结合工程、物资、服务等各类项目实际，构建形成实用度高、针对性强、符合规范要求的招标文件模板和合同模板体系，为各类招投标活动提供有力参考和依据，在确保规范的基础上，不断提升企业采购工作效率。
流程化管理助力规范化水平提升
开发采购管理系统，实现采购项目“流水线”式标准化管理。梳理完善覆盖采购全流程各环节的业务工作，借助系统，实现从采购计划申报、采购事项申请、抽取招标代理机构、评审招标文件、合同审核、用印申请、供应商评价、“一项一卷”归档等采购全生命周期的信息化管理，将标准化的管理方法加以固化，进一步明确采购流程及部门、人员职责。实行采购全流程线上审批、采购流程资料电子化保存，借助规范化、标准化、痕迹化的管理方式，进一步督促采购实施人员和评审人员认真履职尽责，提升采购管理规范化水平。
探索行之有效的履约能力审查方式，为提升采购质效“扫除障碍”。在实际采购管理工作中，可能会因为一些被忽略的原因导致合同无法正常履行，轻则影响采购正常运行，重则引发诉讼，给生产经营秩序带来不同程度的影响。针对重大项目或可能存在较大履约风险的项目，可以借鉴法律事务中尽职调查的工作方式，对中标候选单位存在的法律风险进行分析和评估，提示潜在的法律风险及可能带来的隐形成本，以便在开展生产经营活动中加强风险防范和控制，减少成本支出和损失，保证企业安全稳定经营。为进一步优化履约能力审查方式，在采购制度中明确尽职调查的内容、范围、启动情形、实施步骤等。针对需要启动尽职调查的项目，在标书和合同中约定投标人要配合调查的相关条款，并明确合同生效条件，为防范风险提供保障。
数字赋能采购工作高效开展
以办事公开民主管理驱动规范与效率双提升。办事公开民主管理是广大职工参与民主决策、民主管理、民主监督的有效方法和途径，南京卷烟厂将“公开”作为防范和化解采购风险的有力抓手，通过执行、监督、公开“三线并举”，以更加及时、更大范围的公开促执行、促监督、促规范运行。在办公平台开辟办事公开民主管理模块，在制度中明确需要公开公示采购项目的重要节点、关键环节实施情况与结果，便于全体职工参与监督管理。为确保准确性和及时性，对涉及民主参与、评议的重要环节实行“双审核”，同步接受全体职工的监督，通过“审核+监督”双重管理倒逼工作规范运行。
以数字化转型为契机，强化线上线下监管。在采购管理办公平台开发“监管”模块，细化开发过程监管、风险提醒、定期检查等功能，实现对系统内采购项目的全流程、全方位监督，通过“线上监管、线下督办”的方式，有效加强对采购关键环节和节点的科学管控，让检查人员可以坐在办公室就能完成对部分工作的监督检查，大大增加了检查效率和频次。进一步深化构建“月度检查、季度诊断、年度考核”三级工作机制，对采购关键环节、重点节点进行动态跟踪管控。以月度为单位开展重点合规问题专项检查，每季度针对重点合规性问题开展专项诊断，年底用好考核指挥棒，依据日常检查结果和专项监督检查情况开展规范管理考核，通过常态化、标准化监督进一步提升采购管理规范水平。
瞄准堵点痛点，以模板体系的运用作为规范和效率提升的新动能。招标文件编制是公开招标中极为重要的一个环节，对上承接采购计划，对下影响开标评标以及后续的中标履约等。为了最大程度提升采购文件模板体系运用质效，在前期形成招标文件模板体系和合同模板体系的基础上，南京卷烟厂建立招标文件和合同管理系统，实现模板体系的在线维护、及时更新，打通标书与合同的在线引用、在线编辑、在线评审、在线修订等流程环节，形成互相监督互相制约和全过程闭环痕迹化管理模式，固化岗位职责，强化业务人员和审核人员履职担当能力，进一步提升企业招标采购工作质效。
（江苏中烟南京卷烟厂）
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